Dokumentsenter

Dokumentsenteret har det overordna faglege arkivansvaret for kommunen si informasjons- og dokumentasjonsforvalting og har ein støttefunksjon når det gjeld rutinar, opplæring og arkivfagleg rådgjeving til kommunen si leiing og alle avdelingar.

I Ullensvang kommune er dokumentsenteret lagt til verksemda Digitale tenester, organisert direkte under rådmann.

Dokumentsenteret har og ansvar for dagleg drift og kvalitetssikring av kommunen sitt sak/arkiv system og ein del fagsystem. Systema er med på å sikra at kommunen utfører oppgåver i samsvar med reglar for arkiv og offentlegheit. Samstundes som vi skal sikra ei ope forvaltning skal vi og ta vare på våre innbyggjarar sin rettigheitsdokumentasjon.

Ullensvang kommune har i hovudsak elektroniske arkiv, vi er medlem av Interkommunalt Arkiv Hordaland og det meste av papirarkiv er deponert hjå dei.

 

Postliste

Ullensvang kommune ønsker at innbyggjarane skal ha høve til å følgje med på kva som skjer i kommunen vår og vi har postliste med fulltekstpubliserte dokument tilgjengeleg via innsyn.

Dagleg vert all arkivverdig dokumentasjon registrert og journalført i vårt sak-/ arkivsystem, og det er via dette systemet saksbehandlarane mottek sin post. Dette gjeld både brevpost, e-post og anna elektronisk post.

Postlista vert oppdatert kvar virkedag, med 5 virkedagar forseinking slik at vi kan kvalitetssikre og kontrollere dokumenta før dei vert publisert på nett.

Tenk på dette før du sender post til Ullensvang kommune:

  • All inngåande post, utgåande post og interne notat er offentleg, om ikkje dokumentasjonen har innhald som er underlagt teieplikt.
  • Offentleg post er tilgjengeleg på internett via postlista til kommunen. Det vil seie at både du og andre kan lese brevet ditt eller e-posten din på innsyn.
  • E-post til kommmunen bør innehalde fullt navn, men ikkje andre personopplysningar som til dømes fødselsnummer. Sensitiv informasjon om helse og diagnoser skal ein ikkje sende pr. e-post.
    På heimesida vår har vi fleire digitale skjema som ein kan nytte og sende sjølv om det inneheld personsensitive opplysningar – dette er ein trygg måte å sende slike opplysningar på.

Vi gjer merksam på at dokument frå nokre av våre fagsystem/arkivdelar ikkje er tilgjengeleg frå postlista. Dette gjeld saker med personsensitive opplysingar. Innimellom vil ein sjå dokument på postlista som ikkje er publisert, IP, desse inneheld då informasjon som ein ikkje kan gjere ålment tilgjengeleg.

Les meir om publisering av dokument – §7 i offentlegforskrifta.

Spørsmål om innsyn kan rettast til Innbyggjartorget:

  • Telefon: 53 65 40 00
  • E-post: postmottak@ullensvang.kommune.no

Du har rett til å krevje innsyn i offentlege dokument. Alle saksdokument i kommunen er offentlege, om det ikkje er gjort unntak som er heimla i lov. Kommunen skal likevel vurdere om dokument som ikkje er offentlege, heilt eller delvis kan gjerast kjende (meirinnsyn).

Krav om innsyn skal vi svare på så raskt som mogeleg, det kan eit par dagar å finne fram dokumentasjonen. Har du ikkje fått svar innan fem dagar er det å sjå på som avslag og du kan klage skriftleg til kommunen.

Ber du om innsyn i klientmapper vil vi føreta kontroll av identitet før vi sender dokumentasjonen.

I offentleglova kan du lese meir om rett til innsyn i offentleg verksemd.

Saker til politiske møter blir publisert når innkallinga er klar. Fristen for utsending av saker til alle politiske møte er «seinast 7 dagar før møte» (§4 i pol. reglement).

Protokollane vert publisert så raskt som mogeleg, vanlegvis i løpet av veka etter møtet.

  • Søk etter vedtak i politiske utval (lenkje kjem)
  • Møteplan

Politikarane kan lese innkalling og saker i politikarportalen.